Discutând frecvent cu managerii de resurse umane, aceștia consideră că este important momentul final al selecției, identificarea candidatului cu cel mai compatibil profil tehnic și comportamental și, bineînțeles, acceptarea de către acesta a ofertei înaintată de angajator.
În cadrul cursurilor pe care le susțin am fost impresionată de faptul că viitorii specialiști în domeniul resurselor umane sau cei care deja au în spate ani buni de experiență consideră că procesul de selecție este încheiat odată cu finalizarea procesului de integrare a noului angajat.
Perioada desfășurării acestui proces este mai mică, egală sau mai mare decât perioada de probă prevăzută în Codul muncii. La nivel de organizație se stabilește acest lucru în funcție de:
- Post;
- Caracteristicile postului;
- Experiența într-o activitate similară a noului angajat;
- Complexitatea sistemului informatic;
- Totalitatea procedurilor aplicabile în cadrul organizației:
- Potențialul noului angajat.
Mai jos vă propun, la nivel general, o procedură de realizare a Procesului de integrare în organizație a noului angajat. Integarea reprezintă una dintre temele dezvoltate în cadrul cursului Manager resurse umane.
Nu trebuie neglijat faptul că o mare parte dintre etapele regăsite în această procedură este aplicabilă și angajaților care au fost recrutați intern (promovarea, schimbarea funcției pe același nivel ierarhic).
1. Scopul și domeniul de aplicare.
Scopul îl reprezintă crearea unui sistem unitar și coerent care să:
- Faciliteze adaptarea persoanelor nou angajate la cerințele posturilor pe care acestea urmează să le ocupe;
- Faciliteze adaptarea angajaților care și-au schimbat locul de muncă în organizație sau care trebuie să se acomodeze cu noile caracteristici ale locului de muncă pe care îl ocupă.
Această procedură se aplică în cadrul tuturor departamentelor din companie, indiferent de funcție, durata contractului de muncă, experiența noului angajat și caracteristicile postului.
2. Definiții, prescurtări, simboluri.
Integrarea
În perioada de integrare, noii angajaţi primesc informaţii despre sarcinile şi responsabilităţile postului pe care-l ocupă, despre mediul de lucru, echipa, manageri, departamente cu care vor colabora, subalterni, beneficii, proceduri de lucru, programele de formare etc.
Este cunoscut faptul că această Integrare profesională are implicaţii de ordin psihologic, social, organizatoric şi pedagogic. Scopul organizării şi implementării acestui proces de integrare îl reprezintă sprijinirea noilor candidaţi în familiarizarea cu noile condiţii de muncă, facilitarea acomodării noului angajat cu grupul de muncă şi crearea unei atmosfere de siguranţă, confidenţialitate.
- P.I .– procedura integrării
- R.I. – regulament intern
3. Documente de referinţă.
- Fişa postului;
- Organigrama, Regulamentul intern, proceduri de lucru din departamentul în cadrul căruia îşi desfăşoară noul angajat activitatea, proceduri de resurse umane, proceduri la nivel de organizaţie;
- Planul procesului de integrare.
4. Procedura.
4.1 Etapele de urmat în P.I.:
- Planificarea P.I.:
- Prezentarea organizaţiei prin stabilirea unor metode specifice;
- Prezentarea regulilor generale aplicabile şi a documentelor în cadrul cărora acestea sunt reglementate;
- Desfăşurarea activităţii noului angajat şi stabilirea primelor sarcini;
- Desemnarea unui mentor pentru noul angajat din cadrul departamentului căruia îi aparţine;
- Coordonarea angajatului pe parcursul procesului de integrare;
- Instruirea angajatului pe partea tehnică, dar şi comportamentală;
- Evaluarea procesului de integrare pe parcursul etapelor planificate şi la finalul întregului proces.
4.2 Descrierea etapelor procedurii:
1. Planificarea PI:
- Se va face de către departamentul de resurse umane în colaborare cu managerul angajatului înaintea începerii procesului de recrutare şi selecţie. (Anexa nr. 1 – Graficul integrării);
2. Prezentarea organizaţiei:
- În primele zile de muncă, noului angajat i se va face un tur al organizaţiei (de către persoana stabilită prin Graficul integrarii, un angajat al departamentului resurse umane, un coleg sau managerul său);
- În prima săptămână de lucru, noului angajat îi sunt stabilite întâlniri cu persoanele cu care va colabora în cadrul cărora se vor da detalii legate de procedurile de lucru, i se vor prezenta problemele existente etc.;
3. Prezentarea regulilor generale aplicabile în firmă:
- RI, program de lucru, pauze, proceduri IT – va fi începută în cadrul procesului de selecţie şi va fi definivată în prima zi de lucru a noului angajat (Resurse Umane, Administrator reţea);
4. Primele sarcini:
- Stabilite de către manager – trebuie să nu fie foarte complexe, dar să îl implice cât mai mult în activitatea firmei, să îi ocupe timpul pentru a se simţi util.
5. Desemnarea unui îndrumător (mentor) pentru noul angajat:
- Managerul are obligaţia de a numi un mentor pentru noul angajat;
6. Coordonarea angajatului:
Este important ca noul angajat să înţeleagă corect următoarele aspecte:
- strategia şi obiectivele organizaţiei;
- responsabilităţile sale de bază;
- obiectivele personale, KPI-urile;
- comportamentul solicitat pentru a-şi îndeplini obiectivele;
- regulile pe care trebuie să le respecte;
7. Instruirea angajatului:
- Instruirea noului angajat – la locul de muncă (managerul, mentorul, trainerul intern) sau în alte domenii: IT, resurse umane, financiar;
8. Evaluarea procesului de integrare se face prin:
- Realizarea unor interviuri periodice cu noii angajaţi (Resurse Umane), punctându-se fiecare dintre etapele stabilite în Graficul integrării;
- Stabilirea încă de la angajare a unor obiective de performanţă şi criterii de evaluare; la finalul perioadei de probă, noul angajat va fi evaluat pe baza elementelor de mai sus
5. Responsabilităţi.
Managerul – atribuţii (direct sau prin delegare):
- Adresează urările de bun venit în organizaţie;
- Prezintă departamentul în care noul angajat urmează să-şi desfăşoare activitatea;
- Prezintă echipa în cadrul căreia noul angajat urmează să-şi desfăşoare activitatea;
- Prezintă şi explică regulile şi procedurile specifice de lucru la care se adaugă bazele de date cu clienţi, respectiv furnizori;
- Prezintă şi explică fişa postului;
- Prezintă echipamentele cu care va lucra noul angajat şi fişele tehnice ale acestuia dacă este cazul;
- Oferă informaţii privind colaborarea cu alte departamente;
- Prezintă listele de telefoane şi adresele de email pentru întreaga organizaţie;
- Prezintă formularele uzuale de lucru în format fizic sau pe intranet;
- Desemnează persoana responsabilă cu instruirea la locul de muncă a noului angajat şi stabileşte împreună cu acesta modalitatea şi timpul alocat instruirii;
- Stabileşte sarcinile şi obiectivele noului angajat pentru perioada de probă.
Departamentele Resurse Umane, Financiar:
- Prezintă procedura de evaluare a performanţelor, inclusiv Chestionarul de evaluare şi obiectivele evaluării;
- Prezintă procedura de formare profesională;
- Realizează evaluarea periodică a procesului de integrare a noului angajat;
- Prezintă organizaţia (istoric, obiective strategice, structura, funcţii, organigrama, reguli generale, codul de vestimantaţie etc.);
- Prezintă RI;
- Oferă noului angajat informaţii privind facilitătile de care poate beneficia;
- Prezintă noului angajat informaţii cu privire la programul de lucru, pauzele de masă, transport, acordarea concediilor de odihnă, fără plată etc.;
- Comunică noului angajat modalitatea de plată a salariului.
Administrator reţea – dacă este cazul:
- Îi pregăteşte staţia de lucru – calculatorul;
- Îi creează adresa de email;
- Îl instruieşte cu privire la politicile IT din societate;
- Îl instruieşte cu privire la softul de lucru utilizat în departamentul său.
Responsabilul cu PM şi PSI:
- Prezintă specificul organizaţiei din punctul de vedere al protecţiei şi securităţii muncii;
- Prezintă prevederile legale generale privind protecţia şi securitatea muncii;
- Îl asistă pe angajat pe durata însuşirii acestor prevederi;
- Verifică şi testează modul în care noul angajat şi-a însuşit prevederile cu privire la PM şi PSI;
- Certifică însuşirea de către noul angajat a prevederilor cu privire la PM şi PSI.
Scris de:
Manuela Truşcă – Trainer Extreme Training
http://www.traininguri.ro/