O agenda este un instrument excelent de gestionare a timpului, dar nu te face automat o persoana mai organizata, care iti gestioneaza mai bine timpul. Trebuie sa stii cum sa te folosesti de agende si jurnale, altfel nu te vor ajuta sa stii cum sa iti folosesti timpul.

Ai o singura agenda

Una dintre greselile destul de frecvente pe care le fac oamenii este raspandirea obligatiilor pe mai multe agende diferite. Fara sa-si dea seama, unii oameni isi scriu obligatiile pe agende si jurnale de hartie, apoi pe smartphone si chiar uneori, pe jurnalul lor de la birou.

Acest lucru inseamna ca au sfarsit cu mai multe agende si uneori au dificultati in a-si gasi obligatiile sau a-si planifica programul, deoarece nu este totul centralizat.

O alta greseala destul de frecventa este sa ai un jurnal personal si de afaceri, astfel incat evenimentele din viata personala sa fie intr-un singur loc, iar toate lucrurile legate de munca sa fie in alt loc.

Totusi, sa nu faci greseala de a iti raspandi pe mai multe agende si de a iti separa viata personala de viata profesionala. Ai o singura viata si, prin urmare, un jurnal care contine intreaga ta viata.

Primul sfat pentru a utiliza mai bine jurnalul tau este, prin urmare, sa alegi un singur jurnal principal si sa iti notezi toate obligatiile, atat profesionale, cat si personale.

Acest lucru iti va permite sa vezii mai clar informatii despre toate evenimentele care au loc in viata ta si sa le poti programa mai usor.

Daca folosesti agende si jurnale de hartie, atunci ai un singur jurnal care contine toate obligatiile tale. Nu scrie unele dintre obligatiile tale pe un jurnal electronic sau in alta parte, dupa cum consideri potrivit, ci asigura-te ca centralizezi totul in jurnalul principal.

Daca folositi un calendar digital precum Google Calendar, atunci ai un calendar principal din care sa iti gestionezi programul. Cu toate acestea, in cadrul Google Calendar, poti avea calendare secundare si calendare partajate, atata timp cat este accesibil din calendarul  principal.

Iata cum sa aplici acest lucru:

Agenda principala este cea in care iti scrii toate obligatiile (programari, note si blocuri de timp) si iti gestionezi programul. Dar poti avea si agende secundare pe care le-ai creat pentru functii foarte specifice, cum ar fi ÔÇ×Calendarul afacerilorÔÇŁ, ÔÇ×Saptamana idealaÔÇŁ┬á ÔÇ×Lista carti de cititÔÇŁ. De asemenea, poti avea acces la calendarul general al angajatorului tau din calendarul tau personal. Pe scurt, totul este centralizat si accesibil intr-un singur calendar, si anume Google Calendarul meu.

Prin urmare, alege un singur jurnal si pune-ti toate obligatiile acolo.

Planifica-ti zilele si saptamanile

Daca nu iti planifici zilele si saptamanile, nu are rost sa ai o agenda. Agenda ar fi atunci doar o simpla carte de intalniri si nu un instrument de gestionare a timpului asa cum ar trebui.

Inainte de inceperea fiecarei saptamani (in mod ideal duminica seara sau luni devreme), organizeaza-ti programul pentru saptamana urmatoare. Inregistreaza-ti intalnirile pentru saptamana respectiva, scrie note pentru anumite zile si programeaza blocuri de timp pentru cele mai importante activitati.

In acest fel, agenda ta va deveni ÔÇ×planul tau de actiuneÔÇŁ pentru o saptamana si pentru fiecare zi.

In timpul saptamanii, ia-ti si reflexul de a iti planifica fiecare zi cu o zi inainte, astfel incat sa poti incepe fiecare zi stiind exact ce trebuie sa faci si sa eviti sa pierzi timpul.